国家档案部分采用计算机辅助档案处理多年，开发开发了大量应用软件，在提高档案处理现代化水平方面发挥了积极作用。然而，应用于辅助档案处理的软件系统应该具备哪些基本功能，长期没有统一的要求。这导致了许多问题，如重复开发，低水平重复现象；许多软件在功能设置上存在缺陷，或主要功能不完整，或很少使用不必要的功能过于复杂，有些甚至选择一些不成熟的技能赶上时尚；软件系统的判断和评价相对稳定，降低了这些操作的权威性。

1.对数据处理功能的要求。在建立、修改、删除规则等功能的基础上，特别承认数据应选择DBF格式，因为这种数据格式与所有干流数据库处理系统兼容。此外，视点规则的图纸幅度为AO。图纸处理精度为200dpi。这些政策的承认一般是满足应用要求的下限，有利于完成技能设备的合理成本投入。此外，还规定了其他类型信息的格式，如XML文档和RTF.TXT格式，JPEG或TIFF格式用于扫描图片数据，MPEG.AVI格式用于视频数据，MP3.WAV用于音频数据。这些格式的承认是文件信息的传输、沟通、长期保管和有用恢复的明确条件。

2.清理编目功能的要求。这部分功能要求突出了文档整合的处理，规则了电子文件自动归档操作中包含的主题词设置、自动标和归档所涉及的封面、表格自动打印等。这些规则在计算机辅助文件处理中已经实用化，可以正式承认高功率结束的功能，有利于充分发挥计算机的效率。

3.对查询功能应用的要求。这是计算机辅助档案处理中非常常用的功能。为了习惯现阶段技能水平和统筹规划的近期发展，对全文检索文本、声音等综合检索功能提出了要求。

4.对辅助物理处理功能的要求。这部分功能对综合档案馆、机关、大型企业和企业集团的档案处理非常重要。规则的功能包括:档案收集、接受、转移、确定、密级变更等。，并要求处理上述处理的时间、来源、数量、类型、载体和人员。这些功能有助于将相关操作系统地纳入计算机的自动处理过程。

5.对保密功能的要求。为了保证档案信息的稳定性，需要开发档案处理软件。设备。操作必须符合国家安全保密规则。使软件系统达到相应的安全保密等级，以确保在稳定的基础上选择新技能来提高操作功率和质量。

6.对系统保护功能的要求。这部分功能主要是为了保证系统的可保护性和可操作性而设置的。权限处理、操作日志处理等不仅是一项重要的稳定措施，也是软件系统习惯电子文件处理的重要要求。