档案库房有着海量的档案资源，怎么知道保管着哪些档案？如何才能迅速的找到需要用的档案？

每一卷，每一件的档案，必须要有“号”！

通过“号”，赋予档案一个身份标识，这样才有序，这样才能实现规范化管理和检索利用！

编号，就是给档案一个代码，档案的专业术语叫做——档号！

1、文书档案的档号

《归档文件整理规则》（DA/T22—2015）规定，文书档案的档号结构宜为：

全宗号—档案门类代·年度—保管期限—机构（问题）代码—件号

上、下位代码之间用“—”连接，同一级代码之间用“·”隔开。连接号和间隔号各占半个字位置，上下居中。

如：“J018-WS·2025-Y-BGS-0001”。

《档号编制规则》（DA/T13—2015）规定，按件整理档案的档号结构为：

全宗号—类别号—件号

其中，“类别号”的构成元素包括一级类别号（档案门类代码）、二（三）级类别号、年度、保管期限代码、机构（问题）代码。

文书档案的档号结构为：

全宗号—档案门类代·年度·保管期限·机构（问题）代码—件号

如：“J018-WS·2025·Y·BGS-0001”。

2、文书档号编制要求

①全宗号：档案馆给立档单位编制的代号，用4位数字或者字母与数字的结合标识。

②年度：年度为文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2025”。

③保管期限：保管期限分为永久、定期30年、定期10年，分别以代码“Y”、“D30”、“D10”标识。

④机构（问题）代码：机构（问题）代码采用汉语拼音字母或阿拉伯数字标识。归档文件未按照机构（问题）分类的，应省略机构（问题）代码。

如，按机构分办公室（BGS）、人事科（RS）、法规科（FG）、宣传科（XC）、后勤科（HQ）；

按问题分党群类（DQ）、行政类、（XZ）、业务类（YW）、人事类（RS）、财务类（CW）、后勤类（HQ）或者发文类（FW），收文类（SW），会议类（HY），管理类（ZD），合同类（HT），报表类（BB），其它类（QT）。

⑤件号：件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号，用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0”补足，如“0102”。

如采用“年度—保管期限”（两级分类法），件号就是在同一年度内按3个保管期限分别编制3个流水号。

3、归档章的盖印和填写则

①归档章（档号章），是通过固定的印模，将档号的重要组成项在印模中予以体现。

②归档章包括档号的组成部分，其中全宗号、年度、保管期限、件号，以及页数作为必填项，机构（问题）可以作为选填项。

③归档文件应在首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。

④电子文件可以由系统生成归档章样式或以条形码等其他形式在归档文件上进行标识。

⑤依据分类方案和排列顺序逐“件”盖章，盖在每“件”的首页—上端—空白处，一般居中盖印；要使用红色印泥；要使用碳素墨水等不褪色的笔填写档号项，不可用红、蓝墨水、圆珠笔、铅笔等不规范用笔。